Khi quy mô và hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn, càng phức tạp thì những khó khăn trong quá trình vận hành và quản lý nhân sự cũng gia tăng. Vì vậy, quy trình quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Vậy quy trình quản lý nhân sự là gì? Làm thế nào để xây dựng một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả? Hãy cùng PMS tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
1. Quy trình quản lý nhân sự là gì?
Quy trình quản lý nhân sự là tập hợp các quy định, chính sách và quy trình được thiết lập để tối ưu hóa quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức. Quy trình này bao gồm nhiều hoạt động quản lý nhân sự khác nhau như tuyển dụng, kế hoạch đào tạo, phát triển, đánh giá nhân sự và nhiều hoạt động khác.
2. Vai trò của quy trình quản trị nhân sự trong công ty
Quản lý nhân sự là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp giữa nhiều bộ phận khác nhau. Việc không có quy trình quản lý nhân viên có thể dẫn đến sự không đồng nhất trong quản lý, gây hiểu lầm không đáng có và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Vì thế, quy trình quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng với Doanh nghiệp, cụ thể:
- Giảm tỷ lệ sai sót trong quá trình tương tác giữa nhân viên và bộ phận nhân sự.
- Cải thiện thời gian phản hồi từ phòng nhân sự đối với các thắc mắc của nhân viên.
- Tăng cường hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ khách hàng.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong nội bộ Doanh nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí cho các hoạt động quản trị nhân sự.
Xem ngay: Chương trình tư vấn quản lý nhân sự hiệu quả cho Doanh nghiệp
3. 10 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự
3.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực (HR planning) là quá trình xác định và quản lý nhu cầu tuyển dụng của Doanh nghiệp. Trong quá trình này, tổ chức tính toán nguồn cung cấp nhân sự hiện tại, dự báo nhu cầu về nhân sự và phân tích các xu hướng tương lai để từ đó xây dựng và thực hiện chiến lược tuyển dụng phù hợp.
Một quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả đòi hỏi bộ phận nhân sự phải cân bằng nhu cầu nhân sự cả ở dài hạn và ngắn hạn sao cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh và tình hình thực tế.
3.2 Tuyển dụng nhân sự
Con người chính là yếu tố quyết định sự phát triển của đội ngũ nhân sự. Do đó, doanh nghiệp cần có quá trình tuyển dụng đầu vào chất lượng với nhóm ứng viên có tố chất và tiềm năng phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Tuyển dụng là hoạt động thu hút và lựa chọn những ứng viên có đủ tiêu chuẩn để tham gia vào cuộc phỏng vấn.
Đây là lúc bộ phận nhân sự (HR) xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự, với mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí và kế hoạch mở rộng các kênh tuyển dụng. Bộ phận HR sẽ nhận yêu cầu tuyển dụng từ ban lãnh đạo, từng phòng ban và các bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp để sau đó thực hiện các quá trình tuyển dụng phù hợp.
3.3 Gắn kết văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự. Mỗi doanh nghiệp thường có một hoặc một vài giá trị cốt lõi mà họ mong muốn nhân viên có cùng định hướng. Qua đó, mỗi cá nhân sẽ trở thành một phần của tổ chức, đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ chung.
Bộ phận HR có nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập vào văn hóa và phong cách làm việc của doanh nghiệp. Điều giúp nhân viên mới có thể hòa nhập dễ dàng và thoải mái. Đây là cơ hội để xây dựng một môi trường làm việc có sự gắn kết lâu dài và hỗ trợ cho sự phát triển nghề nghiệp của họ trong tương lai.
3.4 Chính sách phúc lợi và lương thưởng
Chính sách về phúc lợi và lương thưởng đóng vai trò tối quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân viên tài năng. Một chính sách tốt không chỉ bao gồm mức lương cơ bản, mà còn cung cấp các gói phúc lợi bổ sung như: chăm sóc sức khỏe, nghỉ hưu,… Đồng thời, việc thưởng hiệu suất hàng năm cũng là một phần quan trọng của chính sách này.
3.5 Thiết lập chế độ thưởng phạt rõ ràng
Để đảm bảo sự công bằng trong Doanh nghiệp và duy trì tinh thần làm việc tích cực, Doanh nghiệp cần xây dựng một khung năng lực chi tiết cho từng vị trí công việc, kèm theo các chế độ thưởng phạt rõ ràng, có tính định lượng cụ thể. Từ đó, nhân viên và các phòng ban sẽ có động lực để làm việc, đóng góp, và thể hiện lòng trung thành lâu dài đối với Doanh nghiệp.
Một chế độ thưởng phạt tốt sẽ giúp duy trì sự ổn định trong Doanh nghiệp và tránh những cuộc tranh luận không cần thiết khi nhân viên cạnh tranh với nhau.
Xem ngay: Chương trình tư vấn khung năng lực cho nhân sự
3.6 Quản lý nghỉ phép
Nghỉ phép là một nhu cầu cơ bản của người lao động nhằm duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Ngoài ra, nghỉ phép cũng là điều cần thiết khi xảy ra các sự kiện như sinh con, bệnh tật, hoặc khi có người thân qua đời. Việc đáp ứng tốt nhu cầu này của nhân viên là điều kiện cần để doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với người lao động, giúp họ cảm thấy hài lòng và tận tâm hơn trong công việc của mình.
3.7 Quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất là quá trình đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên để từ đó đưa ra các đề xuất các phương pháp giúp họ cải thiện. Thường thì bộ phận HR tổ chức hoạt động này vào mỗi cuối năm, bao gồm việc sử dụng các biểu mẫu đánh giá, quản lý tiến độ và tính toán lương thưởng dựa trên chất lượng làm việc.
3.8 Đảm bảo tuân thủ quy định
Một bước quan trọng không kém trong quy trình quản lý nhân sự là đảm bảo tất cả cá nhân tuân thủ các quy định chung của doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, bộ phận nhân sự sẽ cần hướng dẫn cụ thể cho từng phòng ban trong công ty, cùng với việc thiết lập các chính sách và quy tắc về khen thưởng và xử phạt tương ứng.
3.9 Lập kế hoạch đào tạo và phát triển
Doanh nghiệp cần quan tâm đến sự phát triển của nhân viên nên cần xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể, liên quan với thực tế công việc hiện tại. Đây là bước quan trọng trong việc xây dựng lộ trình thăng tiến cho từng vị trí nhân viên. Vì thế, bộ phận HR cần đảm bảo rằng nhân sự có đủ năng lực để đạt được hiệu suất tối ưu, đồng thời Doanh nghiệp phải tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên phát triển và tiến xa hơn trong công việc của họ.
3.10 Thực hiện báo cáo về nhân sự
Bộ phận nhân sự cũng đảm nhận nhiệm vụ tổng hợp dữ liệu và thực hiện báo cáo quản lý nhân sự theo từng giai đoạn cho quản lý hoặc lãnh đạo. Điều này giúp cho doanh nghiệp tối ưu hóa các công cụ và giải pháp quản lý nhân sự hiện tại, để thực hiện sự thay đổi và cải tiến trong tương lai.
Đối với các nhà lãnh đạo cũng sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình quản lý nhân sự và có thể điều chỉnh chiến lược nhân sự nếu cần thiết.
Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp các bạn hiểu được vai trò và các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự là gì? Để tìm hiểu thêm các thông tin liên quan về nhân sự, xem ngay các bài viết liên quan bên dưới.
