Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong công ty về việc đảm bảo công ty luôn đủ nhân sự, nuôi dưỡng môi trường làm việc tốt hơn. Những không phải ai cũng hiểu về ngành này ra sao?
Vậy nhân sự là gì? Công việc của nghề làm nhân sự là làm gì và các thông tin liên quan khác. Hãy cùng PMS tìm hiểu các thông tin này ngay tại bài viết dưới đây nhé.
1. Nhân sự là gì?
Nhân sự (HR – Human Resources) là bộ phận phụ trách toàn bộ mọi thứ liên quan đến nhân viên trong công ty, bao gồm các hoạt động như tìm kiếm, tuyển dụng, lương thưởng phúc lợi, đào tạo và phát triển cho nhân viên,…
Công việc của nhân sự không phải mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp theo dạng định lượng. Tuy nhiên, nhân sự đóng vai trò quyết định trong việc quản lý nhân viên trong công ty. Khi bộ phận nhân sự hoạt động hiệu quả và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, nó có thể tạo ra nhiều giá trị lâu dài cho công ty.
2. Công việc của nghề nhân sự là làm gì?
2.1 Tuyển dụng
Tuyển dụng và lựa chọn các ứng viên xuất sắc cho công ty là nhiệm vụ chính của bộ phận nhân sự. Vì nguồn nhân lực chính là yếu tố quan trọng của tổ chức. Do đó, việc tìm kiếm ứng viên chất lượng và xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng là việc ưu tiên hàng đầu.
Quy trình tuyển dụng thường bắt đầu khi có vị trí công việc mới hoặc cần thay thế vị trí trống do nhân viên nghỉ việc. Quản lý trực tiếp thường gửi mô tả công việc cho bộ phận nhân sự để bắt đầu quá trình tuyển dụng. Trong quá trình này, chuyên viên nhân sự có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để tìm ứng viên phù hợp nhất bao gồm phỏng vấn, đánh giá, kiểm tra thông tin từ nguồn tham khảo và nhiều công cụ khác.
Khi có nhiều ứng viên, bộ phận nhân sự có thể sử dụng các công cụ lựa chọn trước để lọc ra những ứng viên phù hợp hơn trước khi tiến hành phỏng vấn và đánh giá chuyên sâu hơn trong vòng tiếp theo.
2.2 Quản lý hiệu suất công việc
Quản lý hiệu suất là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự nhằm mục đích phát triển nhân viên, tăng cường năng suất làm việc và lợi nhuận của công ty.
Mỗi nhân viên thường đảm nhận một số trách nhiệm về công việc của mình. Công tác quản lý hiệu suất công việc để xem về mức độ hiệu quả để từ đó có kế hoạch cải thiện và tối ưu công việc của mình. Các hoạt động này có thể bao gồm đối thoại về hiệu suất cá nhân, đánh giá 360 độ dựa trên phản hồi từ đồng nghiệp và khách hàng, các mối quan hệ và nguồn phản hồi không chính thức khác.
Công tác quản lý hiệu suất thường được thực hiện theo chu kỳ hàng năm trong tại doanh nghiệp. Quy trình bao gồm việc lập kế hoạch, giám sát, đánh giá và khen thưởng nhân viên. Mục đích cuối cùng là phân loại nhân viên dựa trên năng suất và tiềm năng của họ.
2.3 Đào tạo và phát triển
Mỗi người là một tổng hòa của kinh nghiệm sống, tác động từ văn hóa và thời đại mình lớn lên. Trong lĩnh vực nhân sự, công tác đào tạo và phát triển học tập (Learning and Development – L&D) nhằm mục đích hỗ trợ nhân viên cải thiện năng lực, kiến thức và thích nghi với những thay đổi trong công nghệ, xã hội và luật pháp. Bộ phận nhân sự và L&D sẽ phát triển chính sách thích hợp để thúc đẩy mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
Phần lớn doanh nghiệp thường dành một nguồn ngân sách riêng biệt cho hoạt động đào tạo và phát triển (L&D). Ngân sách này được sử dụng để hỗ trợ nhân viên, đặc biệt là thực tập sinh và những nhân viên tiềm năng trở thành lãnh đạo trong tương lai. Bộ phận nhân sự và quản lý thường tư vấn và hỗ trợ nhân viên trong việc lựa chọn lộ trình phát triển phù hợp dựa trên hiệu suất và tiềm năng của từng người.
2.4 Xây dựng kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực
Xây dựng kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực là quá trình xây dựng một kế hoạch dự phòng để đảm bảo rằng công ty có sẵn một người thay thế khi nhân viên quan trọng ra đi hoặc khi một vị trí quản lý nghỉ việc. Điều này giúp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục và tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch này thường dựa trên đánh giá hiệu suất và hoạt động đào tạo và phát triển (L&D). Điều này cho phép doanh nghiệp xây dựng một nguồn nhân tài, bao gồm các ứng viên có đủ năng lực và sẵn sàng thay thế các vị trí cấp cao khi cần thiết. Xây dựng và phát triển hệ thống này là yếu tố then chốt trong quản lý nguồn nhân lực.
2.5 Phụ trách lương thưởng và phúc lợi
Trả lương xứng đáng là một cách tốt để thu hút nhân tài. Lương thưởng phải cân bằng dựa trên ngân sách và tỷ suất lợi nhuận của công ty. Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát việc tăng lương, thiết lập tiêu chuẩn khen thưởng và thực hiện kiểm toán lương khi cần thiết.
Lương thưởng bao gồm lương chính và các phúc lợi. Lương chính là tiền trả trực tiếp cho công việc, thường là lương hàng tháng hoặc dựa trên hiệu suất. Phúc lợi bao gồm các loại phần thưởng phi tiền tệ như ngày nghỉ phép, thời gian làm việc linh hoạt, chăm sóc sức khỏe, lương hưu, hỗ trợ cấp xăng, máy tính xách tay, và nhiều điều khác. Mục đích chính của lương thưởng là khen thưởng, khích lệ, và tạo động lực cho nhân viên.
2.6 Hệ thống quản lý nguồn nhân lực
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS – Human Resource Management Systems) là một phần mềm quản lý giúp các doanh nghiệp quản lý tất cả các khía cạnh liên quan đến nhân sự từ tuyển dụng, đào tạo đến đánh giá hiệu suất và trả lương.
Bên cạnh đó, hệ thống này còn giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời cải thiện hiệu quả hoạt động của bộ phận nhân sự.
2.7 Phân tích và đánh giá dữ liệu
Phân tích và đánh giá dữ liệu ở phòng nhân sự là một công việc quan trọng, giúp các nhà quản lý nhân sự hiểu rõ hơn về lực lượng lao động của tổ chức và đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
Cụ thể, các công việc phân tích và đánh giá dữ liệu nhân sự sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thu thập dữ liệu: Tìm kiếm và thu thập nhiều nguồn khác nhau từ khảo sát nhân viên, bản đánh giá hiệu suất, v.v.
- Xử lý dữ liệu: Dữ liệu sau khi thu thập xong cần được xử lý để loại bỏ các dữ liệu sai lệch hoặc không phù hợp.
- Phân tích dữ liệu: Các dữ liệu đã được xử lý sẽ được phân tích để tìm ra các xu hướng, mối liên hệ và vấn đề.
- Đánh giá dữ liệu: Kết quả phân tích dữ liệu sẽ được đánh giá để xác định mức độ tin cậy và ý nghĩa của chúng.
- Trích xuất thông tin: Thông tin được trích xuất từ dữ liệu sẽ được sử dụng để đưa ra các quyết định về nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá hiệu suất, v.v.
3. Phòng nhân sự bao gồm những vị trí nào?
Hoạt động quản lý nguồn nhân lực có nhiều mảng và vai trò của nhân sự cũng khác nhau, nên vì thế có đa dạng những vị trí nhân sự, cụ thể:
- Giám đốc nhân sự – HR Manager
- Giám đốc tuyển dụng – Recruitment Manager
- Giám đốc thu hút nhân tài – Talent Acquisition Manager
- Giám đốc đào tạo và phát triển – Training and Develop Manager
- Trợ lý nhân sự – HR Assistant
- Nhân viên tuyển dụng – HR Recruiter
- Chuyên viên nhân sự – HR Specialist
- Chuyên viên phúc lợi – Benefits Specialist
- Chuyên viên nhân sự tổng hợp – HR Generalist
- Chuyên viên phân tích nhân sự – HR Analyst
- Giám sát nhân sự – Personnel supervisor
- Quản lý dịch vụ việc làm – Employment Services Manager
- V.v…
4. Cần làm gì để trở thành nhân viên nhân sự giỏi?
Học cách quan sát: Qua những lần phỏng vấn thì phòng nhân sự cần phải tiếp thu những gì ứng viên để đưa ra những lựa chọn phù hợp cho những lần tiếp theo. Đây là kỹ năng quan trọng đối với những người làm trong ngành tuyển dụng.
Học cách lắng nghe và giao tiếp: Trong ngành nhân sự thì hầu hết sẽ làm việc với con người nên cần khả năng lắng nghe và giao tiếp tốt. Việc lắng nghe không chỉ giúp bạn hiểu rõ mong muốn của nhân viên, mà còn hỗ trợ trong việc duy trì các mối quan hệ và giảm thiểu xung đột trong công ty.
Chịu được áp lực công việc cao: Tất cả công việc đều đối mặt với áp lực và căng thẳng, và lĩnh vực nhân sự không phải là ngoại lệ. Khi phải đối mặt với khó khăn trong việc tuyển dụng, tình trạng nghỉ việc thường xuyên hoặc ứng viên không phù hợp, bộ phận nhân sự sẽ phải đối diện với áp lực và khó khăn đáng kể.
Tổ chức và làm việc trách nhiệm: Những người làm trong lĩnh vực nhân sự cần phải có tinh thần tổ chức, trách nhiệm và chủ động trong công việc. Họ cần làm gương cho đội ngũ nhân viên tuân thủ theo quy định và chính sách của công ty. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động của bộ phận nhân sự được thực hiện đúng thời hạn và mang lại hiệu quả.
Biết cách giải quyết vấn đề: Các nhân viên trong lĩnh vực nhân sự thường phải đối mặt với các vấn đề liên quan đến nhân viên như xử lý khiếu nại, lương bổng, chế độ phúc lợi và các vấn đề khác. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp người làm nhân sự xử lý linh hoạt và ngăn ngừa các tình huống tiêu cực.
Có tinh thần cầu tiến: Lĩnh vực nhân sự không ngừng thay đổi và phát triển, đặc biệt trong môi trường lao động đầy biến đổi như hiện nay. Do đó, người làm trong ngành cần phải thể hiện tinh thần cầu tiến, luôn cập nhật kiến thức mới và sử dụng các công nghệ và phương pháp tiên tiến để cải thiện quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự.
Trên đây là những chia sẻ về thông tin nhân sự là gì và những vấn đề liên quan khác về ngành nhân sự. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số chương trình tư vấn về nhân sự tại PMS dưới đây:
